採用代行とは？できること・費用・人材紹介との違いをわかりやすく解説

人手が足りないので採用したい、けれど採用のための時間が取れない。多くの会社が同じところで詰まっています。帝国データバンクの調査によると、正社員の人手不足を感じている企業は51.6%に達し、4年連続で半数を超えました。さらに人手不足を原因とした倒産は2024年度に350件発生し、2年連続で過去最多を更新しています。人が採れないことは、もう採用担当だけの問題ではなくなりました。

採用代行に何を任せられるのか、費用はいくらか、人材紹介とどちらを選ぶべきか。実際の支援データを使って順に整理します。

採用代行とは、求人票の作成から応募者への連絡まで、採用の作業を外部の会社に任せられるサービスです。RPOとも呼ばれ、月10万円台から使えます。

人手が足りないので採用したい、けれど採用のための時間が取れない。多くの会社が同じところで詰まっています。帝国データバンクの調査によると、正社員の人手不足を感じている企業は51.6%に達し、4年連続で半数を超えました。さらに人手不足を原因とした倒産は2024年度に350件発生し、2年連続で過去最多を更新しています。人が採れないことは、もう採用担当だけの問題ではなくなりました。

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トルトルくんは、求人広告・求人検索エンジン・スカウト代行・SNS運用など13の採用手法から、その会社で最も応募が集まる方法を検証して実行する定額制の採用代行です。初期費用と成功報酬はかかりません。

採用代行とは、採用の作業を外部に任せられるサービス

採用代行とは、企業が自社でおこなっている採用の実務を、外部の専門会社に代わりに担ってもらうサービスです。求人票を書く、求人サイトに載せる、応募者に連絡する、面接の日程を決める。こうした作業をまとめて外に出せるため、社内に採用の担当者がいなくても採用活動を止めずに進められます。委託する範囲を絞れば月10万円台から利用でき、実際に2か月で3名を採用した事例もあります。呼び方と対応範囲を先に押さえておくと、他のサービスとの違いも見分けやすくなります。

• RPOという言葉は採用代行の英語表記を略したもので、意味の違いはない
• 任せられる仕事は幅広いが、採用するかどうかの最終判断だけは自社に残す

「RPO」も採用代行と同じ意味の言葉

RPOとは、Recruitment Process Outsourcing の頭文字を取った言葉で、日本語に直すと採用代行になります。採用アウトソーシングという呼び方も見かけますが、指しているサービスに違いはありません。求人媒体の会社が「RPOサービス」と書いていても、採用代行会社が「採用アウトソーシング」と書いていても、中身は採用業務の外部委託だと考えて差し支えありません。

ひとつ注意したい点があります。ITの分野にも RPO という略語があり、そちらは Recovery Point Objective の略。システム障害が起きたときにどの時点までデータを戻せるかを示す指標です。検索すると両方の解説が混ざって出てくるため、採用の話を探しているときは「RPO 採用」のように言葉を足すと目的の情報にたどり着きやすくなります。

採用の分野でRPOという言い方が広まった背景には、採用手法が増えすぎた事情があります。求人サイト、求人検索エンジン、スカウト、SNS、リファラル。手段が増えれば、それぞれに原稿を作り、反応を見て、直す作業が発生します。作業量が社内の人数で処理できる範囲を超えたとき、外に出すという判断が生まれました。

任せられる仕事と、自社に残したほうがいい仕事

採用代行に任せられる仕事は、採用計画の設計から入社後のフォローまで広い範囲におよびます。求人票の作成、求人媒体への掲載と運用、スカウトメールの送信、応募者への返信、面接日程の調整、合否連絡、内定者への定期連絡。日々発生して時間を食う作業ほど、外に出したときの効果は大きくなります。

一方で、自社に残したほうがいい仕事もあります。どんな人を採りたいかを決める作業と、実際に会って合否を判断する面接です。求める人物像は事業の方向と直結するため、外部に丸投げすると採用後のミスマッチが起きやすくなります。面接も同じで、一緒に働く人が自分の目で見て決めたほうが、入社後の定着につながります。

わかりやすく整理すると、判断が必要な仕事は自社、手を動かす仕事は外部、という切り分けになります。

手を動かす仕事は任せる

求人票の作成、求人媒体への掲載と運用、スカウトメールの送信、応募者への返信、面接日程の調整。こうした作業は毎日のように発生し、担当者の時間を細かく奪っていきます。ひとつずつは短時間でも、積み重なると本業を圧迫します。外部に任せて効果が大きいのは、まさに繰り返し発生する実務です。専門の会社であれば、どの求人媒体にどんな原稿を出せば応募が集まるかの勘所も持っているため、自社で試行錯誤するより早く結果が出ます。

判断する仕事は自社に残す

どんな人を採りたいかを決める作業と、実際に会って合否を判断する面接は、自社に残してください。求める人物像は事業の方向と直結するため、外部に丸投げすると採用後のミスマッチが起きやすくなります。面接も同じで、一緒に働く人が自分の目で見て決めたほうが、入社後の定着につながります。給与や待遇をいくらにするかという判断も、経営に関わる領域なので社内で決めるべきものです。

相談しながら進める仕事

採用計画の設計、募集条件の見直し、面接の質問設計は、自社と代行会社が一緒に詰めていく領域です。自社だけでは客観的な視点が不足しがちで、代行会社だけでは事業の実情が分かりません。たとえば「どの職種を優先して採るか」は自社の事情を踏まえつつ、採用市場の動きを知る代行会社の助言があると精度が上がります。丸ごと任せるのでも自社で抱えるのでもなく、役割を分けて進めるのがうまくいく形です。

採用代行が増えている理由は、深刻な人手不足

採用代行の利用が広がった理由は、採用の難しさが企業の業績を左右する段階に入ったからです。帝国データバンクの調査では、2025年度の業績が計画を下回る材料として「人手不足の深刻化」を挙げた企業が39.0%にのぼり、2年連続で最も多い回答となりました。人が採れないことが、売上や利益に直接跳ね返っています。

業種によって深刻さの度合いも変わります。同じ調査では、建設や情報サービスなど8つの業種で、正社員が足りないと答えた企業が6割を超えました。現場で手を動かす人がそのまま売上をつくる業種ほど、採用の遅れが事業の停滞に直結します。

ここに、もうひとつの事情が重なります。採用のやり方が増えたことです。かつては求人誌や求人サイトに載せておけば応募が集まりました。今は求人検索エンジン、スカウト、SNSと選択肢が広がり、どこに何を出すかを決めるだけでも手間がかかります。たとえばIndeedの国内月間訪問数は3,040万を超えており、無視できない規模になりました。掲載自体は無料で始められる一方、応募を集めるには原稿を練り、反応を見て直し続ける必要があります。

つまり、採用にかける時間は増えているのに、時間を出せる人は社内にいない。差を埋める方法として採用代行が選ばれています。とくに従業員数十名規模の会社では、採用専任者を1人雇う人件費より、代行に頼むほうが安く収まる場合が多く見られます。

人材紹介との違いは、お金の払い方

採用代行と人材紹介は、どちらも採用を助けるサービスですが、お金の払い方がまったく違います。人材紹介は採用が決まってから成功報酬を払う仕組みで、採用代行は依頼した作業に対して費用を払う仕組みです。払い方の違いが、年間の採用コストに大きな差を生みます。似ているようで役割も別なので、順に見比べていきます。

• 人材紹介は1人採用するごとに年収連動の手数料が発生する
• 採用代行は採用人数が増えても費用が跳ね上がりにくい
• 人材派遣や採用コンサルは、そもそも提供しているものが異なる

人材紹介は成功報酬で年収の約35%

人材紹介は、紹介会社が抱えている登録者の中から条件に合う人を推薦してくれるサービスです。費用は成功報酬型で、入社が決まったときにだけ発生します。金額は「理論年収×料率」で計算され、料率は届出制のため会社ごとに幅がありますが、各社の解説では35%前後を相場として示すものが多く見られます。

具体的な金額に置き換えます。料率を35%として計算すると、年収400万円の人を1人採用したときの手数料はおよそ140万円です。3人採れば420万円になります。採用が決まるまで費用が出ていかない点は魅力ですが、採用人数が増えるほど負担が重くなる構造を持っています。

人材紹介が向いているのは、採用人数が少なく、条件が厳しい職種を1人だけ探したい場合です。逆に、複数名を継続的に採りたい会社にとっては、コストが読みにくいサービスになります。

採用代行は定額または作業ごとの支払い

採用代行の費用は、採用できたかどうかではなく、依頼した業務の量と範囲で決まります。毎月定額のプランなら、何人採用できても支払額は変わりません。1人採っても3人採っても同じ金額なので、採用人数が増えるほど1人あたりのコストが下がっていきます。

料金の決まり方の違いは、実際の支援でも金額に表れます。ある整体院では、採用単価が50万円から15万円まで下がりました。年間休日140日という自社の条件を前面に出す求人票へ作り替え、未経験者を想定したペルソナ設計に変えた結果、4か月で29名の応募と3名の採用につながっています。通信営業の会社では、人材紹介経由で1人80万円かかっていた採用単価が15万円以下になりました。

もうひとつ押さえておきたい点があります。採用代行では、求人はあくまで自社の名前で出す仕組みです。応募者から見れば、自社に直接応募している形になるため、会社の知名度や魅力がそのまま反映されます。求人票をどう書くかが結果を左右するのは、自社名義で募集するためです。

人材派遣・採用コンサルとは何が違うのか

人材派遣は、採用ではなく労働力を借りるサービスです。派遣会社と雇用契約を結んだ人が自社の現場で働き、指示は自社が直接出します。自社の社員として迎え入れるわけではないため、採用そのものとは目的が異なります。

採用コンサルティングは、採用がうまくいかない原因を分析し、改善策を提案するサービスです。提案までを担当し、実際に手を動かす部分は自社に残るケースが多く見られます。計画は立てられるが実行する人手がない会社には、提案だけでは課題が解決しません。

4つのサービスの違いを一枚にまとめます。

採用代行の費用は、料金体系3種類で決まる

採用代行の費用がわかりにくいと言われるのは、会社ごとに料金の決め方が違うからです。ただし決め方そのものは3種類しかありません。毎月定額で払うか、成果が出たときに払うか、使った分だけ払うか。どれを選ぶかで年間の支出が大きく変わるため、自社の採用人数と照らして選ぶ必要があります。

• 3つの料金体系は、それぞれ向いている採用の仕方が違う
• 人材紹介と比べた実際の支払額を見ると、差が金額で見える
• 見積もりの安さだけで決めると、あとから費用が増えやすい

定額制・成果報酬制・従量課金制の違い

定額制は、月ごとの支払額があらかじめ決まっている形です。委託する範囲が広いほど金額は上がり、各社が公表しているレンジでは40〜50万円前後を目安とする解説が多く見られます。委託範囲を絞れば10万円台から利用できるサービスもあります。毎月の支出が読めるため、予算を立てやすい点が利点です。

成果報酬制は、採用が決まったときに費用が発生する形です。あらかじめ決めた成果に到達するまで支払いが起きないため、失敗したときの損失は抑えられます。ただし1人あたりの単価は他の形式より高くなる傾向があり、各社の解説では60〜120万円程度のレンジが示されています。

従量課金制は、頼んだ作業の量に応じて費用が変わる形です。求人媒体の運用に10万円、面接代行は1回1万円、というように単価が決まっており、合計は10〜70万円程度と幅があります。必要な作業だけ頼めるので無駄は出にくい一方、依頼が増えた月は支出が膨らみます。

実際に払った金額を比べると

料金体系の説明だけでは、自社にとってどちらが安いかは判断できません。実際に支援した会社の数字を並べると、差がはっきりします。

整体院のケースでは、採用単価が50万円から15万円になりました。削減率にすると約70%です。4か月で29名の応募が集まり、そのうち約9割が未経験者でしたが、3名の採用に至っています。通信営業の会社では、人材紹介を使っていたときの採用単価80万円が、15万円以下まで下がりました。鳥取など地方エリアごとに求人を出し分け、現地へ出張して面談を支援した結果、6か月で6名を採用しています。

金額の下げ幅がとくに大きかったのは、大量に採る必要があった会社です。清掃業の会社では、夜勤と早朝という応募が集まりにくい時間帯に絞って募集をかけ、6か月で218件の応募を得ました。正社員2名に加え、アルバイトは100名以上を採用しています。軽貨物の運送会社では、応募1件あたりの単価を2,000円以下に抑え、1か月で7名を採用しました。人材紹介で7名を採用した場合、年収400万円換算で手数料は1,000万円近くに達します。

数字を見比べるとわかるのは、採用人数が多いほど差が開くという点です。1人だけ採るなら人材紹介のほうが手軽ですが、複数名を継続して採る前提なら、採用代行のほうが総額を抑えやすくなります。

あとから増えやすい費用

見積書の金額だけで比べると、判断を誤ることがあります。採用代行の費用には、代行会社に払う金額とは別に、求人媒体そのものへの出稿費がかかる場合があるためです。求人検索エンジンで応募を集めるなら、クリック課金の広告費が別途発生します。見積もりを受け取ったら、代行費用と広告費が分かれているかを必ず確認してください。

もうひとつ見落とされやすいのが、依頼できる回数の上限です。定額制でもスカウトの送信数や求人原稿の修正回数に制限を設けている会社があり、上限を超えると追加費用になります。月に何回まで直してもらえるのか、原稿を作り直したいときに追加料金が出るのかは、契約前に聞いておくべき項目です。

初期費用の有無も比較しておきたい項目です。導入時に10万円から30万円程度の初期費用を設定している会社がある一方、初期費用と成功報酬をどちらも設けていないサービスもあります。半年間の総額で計算すると、月額が少し高くても初期費用がないほうが安く収まる場合があります。

採用代行のメリットとデメリット

採用代行を入れると、採用にかけていた時間が空き、応募の集まり方が変わります。ただし良いことばかりではありません。社内に採用のやり方が残りにくいという弱点もあるため、導入して後悔しないよう両方を先に知っておく必要があります。

• 頼むと変わるのは、作業時間と応募数、そして応募者を待たせない速さ
• 弱点は事前の準備と情報共有の設計で防げる

頼むと実際に何が変わるのか

最も大きく変わるのは、応募者を待たせなくなる点です。応募が来てから連絡するまでに数日かかると、その間に応募者は他社の選考へ進んでしまいます。連絡と日程調整を代行会社が担うことで、取りこぼしが減ります。

次に変わるのが応募数です。求人票の書き方を変えるだけで結果が動くことは、実際の支援でも確認できます。内装解体業の会社では、求人原稿を25パターン作って反応を比べ、給与や休日の見せ方を調整しました。それまで月30万円の求人サイトで応募が2〜3件だった状況から、2か月で12名の応募を集め、21歳の未経験者と31歳の経験者を採用しています。UXデザインの会社では、UI/UXに特化した原稿へ書き直したところ、3か月で120件の応募が集まり、2名の採用に至りました。

3つめは、採りにくい職種に手が届くようになる点です。医療分野では、採用難易度が高いICU看護師の採用に成功した例があります。それまで社員の紹介に頼っていた採用方法を見直し、対象者を明確にして募集をかけた結果、紹介以外の採用チャネルを確立できました。訪問診療のクリニックでも、心理士と相談支援員という専門職を職種ごとに設計し直し、3か月で2名を採用しています。

ノウハウが残らない弱点への備え

採用代行の弱点としてよく挙げられるのが、外部に任せた結果、社内に採用のノウハウが蓄積されないという点です。担当者が何をしているかが見えないまま契約が終わると、自社だけで採用を再開したときに元の状態へ戻ってしまいます。

防ぐ方法は3つあります。1つめは、定例の打ち合わせを設けて、何をした結果どう変わったかを毎回共有してもらうことです。週1回の打ち合わせで状況を反映しながら進めた飲食店では、3か月で面接20〜30件を実施し、店長候補と料理長候補の2名を採用しました。

2つめは、作った求人原稿とスカウト文面を自社でも保管しておくことです。どの表現で応募が増えたかという記録は、契約が終わったあとも自社の資産になります。3つめは、面接の判断基準を一緒に作ってもらうことです。販売促進営業の会社では、5段階の評価基準を書いた面接評価シートを導入し、面接官によって判断がぶれる状態を解消しました。

もうひとつの弱点は、情報共有が足りないとミスマッチが起きる点です。求める人物像を曖昧なまま渡すと、条件に合わない応募者が集まります。着手前に、任せる業務の範囲と求める人物像を文章にしておくことで、多くは防げます。

採用担当者がいない中小企業ほど効果が大きい

採用代行は大企業が使うサービスだと思われがちですが、効果が大きく出るのは、むしろ採用の専任者がいない小さな会社です。社長や現場の責任者が本業の合間に採用をしている状態では、求人票を見直す時間も、応募者にすぐ返信する時間も取れません。空いていない時間を外から補える点に価値があります。

• 社長が兼務している会社は、手を動かす作業から先に手放す
• 応募が来ない原因は媒体選びではなく求人票にあることが多い
• 少人数の会社ほど、頼み方を間違えると費用が無駄になる

社長がまず手放すべき仕事

社長が採用を担当している会社で最初に外へ出すべきなのは、求人媒体の運用と応募者への連絡です。求人検索エンジンは掲載後も反応を見ながら原稿を直し続ける必要があり、放置すると応募が止まります。確認と修正の作業は毎日発生するため、本業と並行するのが最も難しい部分です。

応募者への連絡も同じく時間を選びません。応募は夜間や休日にも届きます。返信が遅れるほど辞退が増えるため、社長の手が空くまで待たせる運用では機会を逃します。

反対に、社長が手放してはいけないものが求める人物像の決定です。どんな人と働きたいかは事業の方向そのもので、外部が決められる領域ではありません。美容室のケースでは、ターゲットを50〜70代へ大きく変える判断をしたことで、大手媒体に頼らない採用が実現しました。2.5か月で7件の応募から2名の内定につながっています。誰に来てほしいかを変える判断は、会社側にしか下せません。

応募が来ない原因は求人票にある

応募が集まらないとき、多くの会社は掲載する媒体を変えようとします。しかし実際に効いたのは、求人票の書き方を変えた対応でした。

立ち飲み店のケースでは、完全週休2日という自社の条件を前面に出し、女性と若手を想定した内容へ書き換えました。1か月で約20名の応募が集まり、20代女性3名を含む6名を採用しています。美容・フットケアの会社では、ネイリストの有資格者に絞った求人票へ作り直し、6か月で正社員1名とパート3名を採用しました。どちらも媒体を増やしたのではなく、書いてある内容を変えた結果です。

書き換えるときの要点は3つあります。給与や休日を具体的な数字で書くこと、どんな人に来てほしいかを絞ること、そして自社にしかない条件を隠さず前に出すことです。年間休日140日を主軸に据えた整体院が採用単価を約70%下げた例は、条件を前に出した効果をよく示しています。

少人数の会社が失敗しない頼み方

少人数の会社が採用代行を使うときに気をつけたいのは、最初から広い範囲を任せすぎないことです。委託範囲が広がるほど費用は上がるため、まずは応募が止まっている工程だけを頼み、結果を見てから範囲を広げる進め方が安全です。

もうひとつは、始めるまでの速さを確認することです。採用代行は導入までに数か月かかる場合があると説明されることがあります。人が足りない状況で数か月待つのは現実的ではないため、問い合わせから運用開始までどれくらいかかるかを最初に聞いてください。たとえば定額制の採用代行サービス「トルトルくん」は、初期費用と成功報酬がなく、問い合わせから最短3日で運用を開始できます。13の採用手法から自社に合うものを検証しながら進めるため、どの方法が向いているか決めきれない会社でも着手できます。

契約期間の縛りも確認しておく項目です。最低利用期間が半年や1年に設定されていると、合わないと感じても途中で止められません。短い期間で試せるかどうかは、少人数の会社にとって重要な判断材料になります。

採用代行は違法？許可が必要なケース

採用代行は違法なサービスではありません。ただし、任せる業務の内容によっては法律上の許可が必要になります。職業安定法36条では、自社の従業員以外の人に報酬を払って労働者の募集をさせる場合、厚生労働大臣または都道府県労働局長の許可を受けなければならないと定められています。外部に募集を任せる形は「委託募集」と呼ばれます。

〔出典：委託募集の許可基準の改正（案）〕

許可が必要になるかどうかは、代行会社がどこまで関わるかで決まります。募集や選考そのものを外部が担う場合は委託募集にあたり、許可が必要です。一方、募集と選考は自社でおこない、採用試験の実施だけを外部に頼むような形であれば、委託募集には該当しないと整理されています。

依頼する側として確認すべきなのは、代行会社が必要な許可を取得しているかという1点です。実績のある会社であれば申請の手順にも慣れているため、契約前に質問すれば説明が返ってきます。説明を避ける会社や、質問に答えられない会社は避けたほうが安全です。

なお、許可を取っていても違法になるケースがあります。求人票に実際と違う労働条件を書いた場合や、応募者の個人情報を本人の同意なく第三者へ渡した場合です。前者は労働基準法、後者は個人情報保護法に触れます。求人票の内容を代行会社に任せきりにせず、掲載前に自社で確認する運用にしておくと防げます。

依頼先は、事例に業種と数字があるかで選ぶ

採用代行を選ぶとき、多くの会社が「実績が豊富か」を基準にします。しかし実績という言葉だけでは中身がわかりません。見るべきなのは、公開されている事例に業種と期間と数字が書いてあるかどうかです。ここを確認するだけで、依頼先の質はかなり絞り込めます。

• 数字のない事例紹介は、成果を検証できないため判断材料にならない
• 契約前に聞いておく項目を決めておけば、あとからのトラブルを防げる

「実績多数」だけの会社は避ける

事例に数字が書かれていない会社を避けたほうがいいのは、成果を確かめる手段がないからです。「多くの企業を支援」「採用成功多数」という表現は、応募が1件でも採用が1名でも成り立ちます。判断に使える情報が含まれていません。

確認すべき項目は4つあります。どの業種か、支援期間はどれくらいか、応募が何件集まったか、何名採用できたか。4点が揃っていれば、自社と近い条件の事例かどうかを判断できます。

たとえば「内装解体業で2か月、応募12名、採用2名」と書かれていれば、建設業で若手を採りたい会社にとって参考になります。「清掃業で6か月、応募218件、正社員2名とアルバイト100名以上」とあれば、大量採用を考えている会社が判断できます。業種が自社と違っても、応募が集まらない状態からどう動かしたかがわかれば、進め方の想像がつきます。

数字を確認するときは、盛られていないかも見てください。応募数だけが極端に大きく、採用人数が書かれていない事例は、応募は集まったが採用に至らなかった可能性があります。応募から採用までの流れが最後まで書かれている事例を選んでください。

契約前に聞いておきたいこと

契約前の質問は、次の6つを押さえておけば大きな見落としを防げます。

1. 月額に含まれる作業の範囲はどこまでか

2. 求人媒体への広告費は別途かかるか

3. 求人原稿の修正は月に何回まで頼めるか

4. 運用開始までにどれくらいかかるか

5. 最低利用期間と解約の条件はどうなっているか

6. 職業安定法上の許可は取得しているか

とくに1番と2番は、見積金額の比較に直結します。同じ月額20万円でも、広告費が含まれている場合と別に発生する場合では、実際の支出が倍近く変わります。

進め方についても確認しておきたい点があります。打ち合わせの頻度と、連絡の取り方です。週1回の打ち合わせで状況を反映しながら進めた事例では、短期間で結果につながっています。月1回の報告だけで終わる契約では、原稿の修正が後手に回りやすくなります。

採用代行についてよくある質問

まとめ：採用代行は時間がない会社の現実解

採用代行とは、求人票の作成から応募者への連絡まで、採用の作業を外部に任せられるサービスです。RPOとも呼ばれ、委託する範囲を絞れば月10万円台から利用できます。

人材紹介との違いは、お金を払うタイミングと金額です。人材紹介は採用が決まったときに理論年収の35%前後を払うため、複数名を採るほど負担が重くなります。採用代行は依頼した業務に対して払う仕組みなので、採用人数が増えても費用が跳ね上がりにくく、実際に採用単価が80万円から15万円以下へ下がった事例があります。

効果が大きく出るのは、採用の専任者がいない会社です。求人媒体の運用と応募者への連絡という毎日発生する作業を外に出せば、社長や現場責任者は面接と判断に集中できます。応募が来ない原因の多くは媒体ではなく求人票にあるため、書き方を変えるだけで結果が動いた事例も複数あります。

依頼先を選ぶときは、公開されている事例に業種と期間と応募数と採用数が書かれているかを確認してください。数字のない実績紹介は、成果を検証できません。あわせて、月額に含まれる範囲、広告費の扱い、運用開始までの日数、職業安定法上の許可の有無を契約前に聞いておくと、あとからの食い違いを防げます。