管理部門の採用代行とは｜経理・人事・総務・法務の委託範囲と費用、バックオフィス代行との違い

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001753011.pdf〕

有効求人倍率が1倍を下回るとき、求人より仕事を探す人のほうが多い状態を表します。つまり管理部門の事務職は、募集を出せば応募自体は集まりやすい職種です。一方で、決算の経験がある経理担当者や、労務の実務に強い人事担当者を見極めるには手間がかかり、兼務の採用担当者ほど選考に時間を取られます。

採用代行（RPO）は、企業の採用業務を外部の専門家に委託する仕組みです。トルトルくんでは、月額10万円からの定額制で、採用計画の策定、求人原稿の作成と改善、求人媒体の運用、選考のサポートまでを支援しています。成果報酬はありません。

管理部門の社員を増やしたいのか、業務の処理を外部に任せたいのかを整理すると、採用代行とバックオフィス代行のどちらを選ぶべきか判断しやすくなります。

管理部門の採用代行は、バックオフィス職の採用業務を外部に任せるサービス

管理部門の採用代行は、経理・人事・総務・法務といったバックオフィス職を採るための業務を、外部の専門会社に任せるサービスです。当社のサービスは、採用計画やターゲットを設計する戦略設計、求人原稿の作成と媒体運用を担う運用代行、結果をもとに改善を続ける分析・改善の3領域で構成され、一部業務だけの委託にも対応しています。

• 任せられる業務：採用計画、求人原稿、媒体運用、母集団形成など、量と経験が成果を左右する業務
• 社内に残す業務：面接や採否の判断など、自社の基準と部門の事情を知る人でなければ決められない業務

採用代行に任せられる業務

採用代行に任せやすいのは、求人原稿の作成と改善、求人媒体の運用、母集団形成です。母集団形成とは、選考の対象となる応募者の集団をつくる活動を指します。管理部門の求人は仕事内容が似通いやすく、原稿の書き方しだいで他社の求人に埋もれてしまいます。

当社が対応する採用手法は、求人広告、スカウト代行、採用SNS運用、リファラル、ダイレクトリクルーティングなど13種類です。募集する職種と予算に合わせて手法を選び、媒体にかかる費用も踏まえて組み合わせます。

経理や総務の担当者が採用を兼務している会社では、月末や決算期に採用業務が止まりがちです。媒体の更新や原稿の改善を外部に任せておけば、繁忙期にも募集を続けられます。

社内に残す面接と採否の判断

面接と採否の判断は、採用代行に任せず社内に残してください。管理部門の人材は、会計ソフトや労務の実務経験だけでなく、社内の誰とどう連携するかまで仕事の質を左右します。部門の上長が面接に入り、日々の業務に合う人かを直接確かめる必要があります。

社内に残す業務を決めたら、面接官と面接の時間を先に確保してください。応募から面接までの間隔が空くほど、候補者は他社の選考を先に進めてしまうからです。

あわせて、評価の観点を採用代行側と共有しておくと、書類選考の段階から自社に合う人を絞り込みやすくなります。たとえば経理であれば、月次決算の経験の有無、使ってきた会計ソフト、税理士とのやり取りの経験など、確認したい項目を事前に書き出しておくと選考がぶれません。

バックオフィス代行と採用代行は、外に出すものが違う

バックオフィス代行と採用代行では、委託する対象が「業務そのもの」か「採用活動」かという違いがあります。バックオフィス代行は、BPOとも呼ばれる業務の外部委託で、記帳や給与計算、社会保険の手続きといった事務作業を外部のスタッフが担います。採用代行は、自社で働く社員を採用するための募集や選考の運用を外部に任せるサービスです。

• バックオフィス代行：記帳や給与計算などの業務そのものを外部のスタッフに任せる
• 採用代行：管理部門で働く社員を採るための募集と選考の運用を外部に任せる
• 選び方：業務を社内に残したいかどうかで、どちらを使うかが決まる

バックオフィス代行は「業務そのもの」を任せる

バックオフィス代行は、経理や人事労務の作業を外部のスタッフに処理してもらうサービスです。請求書の発行、経費精算のチェック、給与計算、入退社の手続きなど、手順が決まっていて量が月ごとに変わる業務に向いています。

社員を雇わずに業務を進められるため、採用や教育にかかる時間は不要です。一方で、業務の手順や判断のノウハウは代行会社に蓄積され、自社には残りにくくなります。仕様の変更や例外対応が多い業務ほど、指示や確認のやり取りが増える点にも注意が必要です。

経理の記帳だけを一時的に外に出したい、給与計算を毎月滞りなく進めたいといった目的であれば、バックオフィス代行が向いています。

採用代行は「人を採る活動」を任せる

採用代行は、管理部門で働く社員を採用するまでの活動を外部に任せるサービスです。求人原稿の作成、媒体の運用、応募の集め方の改善など、採用の手間がかかる部分を委託し、採用した社員が自社の業務を担います。

業務を担うのは自社の社員です。業務の手順や社内の事情を理解した人材が育ち、ノウハウも社内に残ります。経理の数字から経営の判断材料をまとめる、人事制度の運用を改善するなど、判断を伴う仕事を任せたい場合は、社員を採用して業務を任せる方法が向いています。

当社の導入事例にも、経理・事務・バックオフィスの職種を採用した企業が含まれています。

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どちらを選ぶかは、業務を社内に残したいかで決まる

採用代行とバックオフィス代行のどちらを選ぶかの判断基準は、対象の業務を将来も社内に残したいかどうかです。判断の目安になるのは、業務の量が安定しているか、社内の事情を知らないとこなせないか、経営の判断に近い仕事かどうかです。

量が月ごとに大きく変わる定型作業はバックオフィス代行、日常的に社内の調整が発生する仕事や判断を伴う仕事は採用で人を増やす選択が向いています。両方を組み合わせ、定型作業は外部に出しつつ、管理部門の中核を担う社員を採用代行で採る形も取れます。

厚生労働省の統計では、2026年8月の事務従事者の有効求人倍率は0.37倍で、事務職は社員として採用する選択肢も十分に現実的です。

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001753011.pdf〕

迷う場合は、管理部門の業務を書き出し、社員に任せたい仕事と外に出したい作業に分けてみてください。社員に任せたい仕事が多いほど、採用代行で人を採る価値は大きくなります。

管理部門の採用は「応募が来ない」より「経験者を見極められない」で詰まる

管理部門の採用でつまずきやすいのは、応募を集める段階より、経験者を見極める段階です。厚生労働省の統計では、2026年8月の会計事務従事者の有効求人倍率は0.55倍、事務従事者全体では0.37倍で、職業計の1.06倍を大きく下回りました。

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001753011.pdf〕

一方で、中小企業は給与の条件で大企業と競うのが難しい立場にあります。厚生労働省の賃金構造基本統計調査によると、2025年の一般労働者の月額賃金は大企業が385.1千円、小企業が305.6千円で、約8万円の差がありました。条件以外の魅力を求人原稿で伝えられるかが、経験者に選ばれるかどうかを分けます。

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/chingin/kouzou/z2025/dl/04.pdf〕

• 経理・財務：決算や税務の経験の深さを書類と面接で確かめる設計が要になる
• 人事・労務：社会保険や勤怠管理など、実務の範囲を具体的に示すと応募の質がそろう
• 総務・法務：任せる仕事の幅が企業ごとに大きく違い、原稿の書き分けが欠かせない

経理・財務

経理・財務の採用で成否を分けるのは、応募者の経験の深さをどう見極めるかです。会計事務従事者の有効求人倍率が0.55倍であるように、事務系の経理職には応募が集まりやすい一方、月次決算や年次決算、税務申告まで担える人材かどうかは、応募書類だけでは見分けにくい場合があります。

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001753011.pdf〕

求人原稿には、担当する業務の範囲を具体的に書いてください。日々の記帳と支払処理が中心なのか、月次決算の締めまで任せたいのか、資金繰り表の作成や銀行との交渉まで期待するのかで、合う人材は変わります。使っている会計ソフトや、税理士事務所との役割分担も書いておくと、経験のある応募者が自分に合う仕事かを判断しやすくなります。

面接では、過去に担当した決算の規模や、締めまでの日数をどう短縮したかなど、経験を数字で説明してもらうと、実務能力を判断しやすくなります。

人事・労務

人事・労務の採用では、任せる実務の範囲を具体的に示すと、求める経験に合う応募者を集めやすくなります。人事と一口にいっても、採用、労務、制度運用、教育で求められる経験は大きく異なるからです。

労務を中心に任せるなら、給与計算、社会保険の手続き、勤怠管理、入退社の手続きのどこまでを担ってほしいかを原稿に書き出します。採用担当を兼ねてほしい場合は、年間の採用人数の目安や、使っている採用管理の仕組みも伝えておくと、経験者が応募するか判断しやすくなります。

社員数の少ない会社では、人事と総務を1人で兼ねるポジションも珍しくありません。兼務を前提にする場合は、業務の割合を正直に書いておくと、入社後のミスマッチを防げます。

総務・法務

総務・法務は、任せる仕事の幅が企業ごとに大きく違うため、原稿の書き分けが欠かせない職種です。総務は備品や施設の管理、社内行事、株主総会の準備まで、会社によって担当する業務の範囲が大きく異なります。

法務も、契約書の確認が中心なのか、知的財産や紛争の対応まで担うのかで、求める経験が変わります。法務部門を新しく立ち上げる段階なのか、既存のチームに加わるのかも、候補者にとっては重要な判断材料です。

どちらの職種も、入社後に最初に任せる仕事を具体的に示すと、経験と志向の合う応募者を集めやすくなります。総務と法務を1人に兼ねてもらう想定であれば、両方の業務の割合と、相談できる外部の専門家の有無も書き添えてください。

一般事務は採用代行、経験条件の厳しい専門職は人材紹介との併用が向く

管理部門の採用では、職種ごとに採用代行と人材紹介を使い分けると、費用と成果のバランスを取りやすくなります。一般事務従事者の有効求人倍率が0.29倍であるように、応募が集まりやすい職種は採用代行で運用の手間を減らし、経験条件を絞った専門職は人材紹介も組み合わせて候補者を探す経路を増やします。

〔出典：https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001753011.pdf〕

• 応募が集まる職種：採用代行で求人原稿と媒体運用を任せ、選考の手間を減らす
• 経験条件の厳しい専門職：採用代行での母集団形成に、人材紹介やスカウトを組み合わせる

応募が集まる職種は、運用を委託して工数を減らす

一般事務や経理補助のように応募が集まりやすい職種は、採用代行に運用を任せて、社内の工数を減らす使い方が向いています。応募が多いほど、原稿の更新や応募者の振り分けに担当者の時間が取られるからです。

採用代行に求人原稿の作成と媒体の運用を任せ、書類選考の基準をあらかじめ共有しておけば、社内では面接と採否の判断に集中できます。複数の事務職を同時に募集する場合も、職種ごとに原稿を分けて並行して運用できます。

成果報酬型のサービスは、採用人数が増えるほど費用も増える仕組みです。管理部門の複数ポジションを一度に補強したい場合は、月額固定型の採用代行のほうが、採用人数による費用の増加を気にせずに進められます。

母集団が限られる専門職は、手法を組み合わせる

決算や税務の経験者、法務の実務経験者など、経験条件を絞った専門職の募集では、求人媒体だけでは候補者を十分に集められない場合があります。条件を厳しくするほど、対象となる応募者の数は少なくなるためです。

こうした専門職は、採用代行による求人媒体での募集に加え、人材紹介やスカウト型の媒体を組み合わせると、候補者を探す経路を増やせます。人材紹介は採用が決まった時点で費用が発生する仕組みのため、採用人数が少ない専門職とは相性があります。

どの手法から応募が来て、どの手法の候補者が選考に進んだかを比べながら、手法ごとの予算を見直してください。採用代行を窓口にすると、手法ごとの結果を一つの場で比べられ、次の打ち手を決めやすくなります。

管理部門の採用代行のメリットと注意点

管理部門の採用代行には、兼務担当者の採用業務を減らせる、複数職種を一度に募集しやすいといったメリットがあります。一方で、任せきりにすると求める人物像がずれる点には注意が必要です。当社が支援した企業では、人事専門の担当者がいない状態から3ヶ月で応募361件を集めた事例もあります。

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• 工数の回復：採用を兼務する管理部門の担当者が、本来の業務に時間を戻せる
• 料金の見通し：当社の場合、募集する職種が増えても料金が変わらない
• 注意点：要件のすり合わせを続けないと、求める人物像と応募者がずれていく

兼務担当者の工数を取り戻せる

管理部門の採用代行を利用すると、採用を兼務する担当者が本来の業務に使える時間を増やせます。中小企業では、総務や経理の担当者が採用も兼ねているケースが少なくありません。求人原稿の作成や媒体の更新、応募者の管理を外部に任せれば、担当者は本来の業務に時間を使えます。

当社が支援したONE MAKE合同会社様では、人事専門の担当者がいない状態から依頼をいただき、月1回の振り返りで求める人物像をすり合わせながら運用しました。導入前は自社でIndeedとdodaを運用していましたが、委託後は外部の目線を取り入れて採用活動を進めています。

〔関連記事：https://torutorukun.co.jp/voice/case-onemake/〕

採用の専門知識をもつ人材を社内に抱える余裕がない会社ほど、外部の知見を借りる価値は大きくなります。

複数職種を同時に募集しても料金が変わらない

当社の採用代行は、募集する職種の数が増えても料金が変わりません。経理と総務、事務と専門職のように、管理部門の複数のポジションを同時に補強したい会社にとって、職種ごとに費用が積み上がらない点は予算を組むうえで大きな利点です。

ONE MAKE合同会社様の事例では、韓国語対応スタッフ3名と、通関事務や卸物流スタッフ、経理事務などのバックオフィス人材7名を、3ヶ月で同時に採用しました。採用単価は1人あたり約7万円でした。

〔関連記事：https://torutorukun.co.jp/voice/case-onemake/〕

複数の職種を並行して募集すると、応募が特定の職種に偏りがちです。月ごとの振り返りで応募の偏りを確かめ、応募の少ない職種を優先して対策を取れるかを、委託先に確認しておいてください。

任せきりにすると要件がずれる

採用代行を使う際の注意点は、任せきりにすると求める人物像と集まる応募者がずれていく点です。管理部門の仕事は社内の事情に左右される部分が大きく、外部の担当者だけでは判断しきれない要素が残ります。

ずれを防ぐには、定期的な打ち合わせで応募者の傾向と面接の結果を共有し、求人原稿の表現や条件を見直す運用が必要です。掲載内容は公開前に社内でも確認し、休日や勤務時間など変わりやすい条件に誤りがないかを確かめてください。

採用代行の担当者にも社内の採用チームの一員として情報を共有し、連携して進めると、求める人物像に合った採用を進めやすくなります。

韓国コスメの通関業務を担うONE MAKE合同会社様では、人事専門の担当者がいない状態から当社に依頼し、Indeedを含む3媒体の運用で3ヶ月間に応募361件を集め、正社員希望10名を採用しました。内訳は韓国語対応スタッフ3名と、通関事務・卸物流スタッフ・経理事務などのバックオフィス人材7名で、採用単価は1人あたり約7万円です。掲載事例は個別企業の実績であり、同様の成果を保証するものではありません。

管理部門の採用代行にかかる費用と料金体系

管理部門の採用代行の費用は、月額固定型か成果報酬型かで、採用人数が増えたときにかかる費用が変わります。当社は月額10万円からの定額制で、採用が決まっても成果報酬は発生しません。媒体費用や広告費も含めてご提案しており、総額は平均して月額15万円程度となっています。

• 月額固定型：採用人数にかかわらず月額が一定で、複数職種の採用ほど1名あたりの費用が下がる
• 成果報酬型・人材紹介：採用が決まった時点で費用が発生し、採用人数が少ない専門職と相性がある

月額固定型の特徴

月額固定型は、採用の成否や人数にかかわらず、契約期間中は毎月一定の費用がかかる料金体系です。採用人数が増えるほど1名あたりの費用は下がるため、管理部門の複数ポジションを継続して採用したい会社に向いています。

ただし、採用が決まらなかった月にも費用が発生します。月額が安いかどうかだけで比べず、媒体費や広告費が月額に含まれるか、職種を増やしたときに料金が変わるかを確認してください。当社の場合、媒体費用や広告費も含めてご提案し、総額は平均して月額15万円程度です。

採用計画の人数と期間を先に決めておくと、料金体系ごとの総額を同じ条件で比べられます。

成果報酬型・人材紹介との違い

成果報酬型の採用支援や人材紹介は、採用が決まった時点で費用が発生する仕組みです。採用できなければ費用がかからない安心感がある一方で、採用人数が増えるほど支払いも積み上がります。

人材紹介は、紹介会社が登録者の中から候補者を推薦し、入社が決まると企業が手数料を支払うサービスです。採用代行は、募集や選考の運用そのものを委託するサービスで、何に対して費用を払うかが根本的に異なります。

経験条件の厳しい専門職を少人数だけ採りたい場合は人材紹介、事務職を含めて複数名を採りたい場合は月額固定型の採用代行を選ぶのが基本です。両方を併用し、職種ごとに手法を分けるのも有効な選択肢になります。

管理部門の採用代行会社を選ぶ前に確かめたいこと

管理部門の採用代行会社を選ぶ前には、任せられる業務の範囲、費用の内訳、そして法令上の手続きを確かめてください。職業安定法第36条では、企業が自社の社員以外の者に報酬を払って労働者の募集を行わせる場合は厚生労働大臣などの許可を、報酬なしで行わせる場合は届出を求めています。

委託する業務の内容によって必要な手続きは変わるため、委託先がどの範囲の業務を担い、必要な許可や届出をどう扱っているかを契約前に質問しておくと安心です。あわせて、次の点も確認してください。

• 業務範囲：求人作成、媒体運用、応募者対応、面接のどこまでを任せられ、どこからが自社の担当になるか
• 費用の内訳：月額に媒体費や広告費が含まれるか、職種を増やすと料金が変わるか
• 管理部門の理解：経理・人事・総務・法務の仕事内容を説明でき、職種ごとに原稿を書き分けられるか
• 改善の体制：応募数や面接数を定期的に共有し、原稿や媒体を見直す打ち合わせがあるか

上記の項目は、初回の相談で質問すれば判断できる内容です。当社の無料相談では、募集中の職種と人数をうかがい、職種ごとの進め方をご提案しています。

よくある質問

まとめ

管理部門の採用代行は、経理・人事・総務・法務の採用業務を外部に任せ、社内の担当者が面接と採否の判断に集中できるようにするサービスです。経理処理や給与計算などを任せるバックオフィス代行とは、委託する業務が異なります。

事務職は2026年8月の有効求人倍率が0.37倍と応募が集まりやすい一方で、経験者の見極めには手間がかかります。応募が集まる職種は採用代行で運用を任せ、経験条件の厳しい専門職は人材紹介も組み合わせる使い分けが基本です。

当社は月額10万円からの定額制で、募集する職種が増えても料金は変わりません。経理・総務・事務などの複数ポジションを同時に補強したい場合も、まずは募集中の職種と人数をお聞かせください。